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Configurar reenvío automático en Outlook/Hotmail

Esta guía te ayudará a configurar Outlook o Hotmail para reenviar automáticamente las facturas recibidas a FinPilot, permitiendo que el sistema las procese sin intervención manual.

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Prerrequisitos

  • Cuenta de Outlook.com o Hotmail.com activa
  • Acceso a la configuración de FinPilot para obtener la dirección de correo de destino
  • Permisos de administrador (si es una cuenta corporativa de Microsoft 365)

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Paso 1: Agregar email destino en FinPilot

Antes de configurar Outlook/Hotmail, necesitas crear una dirección de correo destino en FinPilot donde se recibirán las facturas reenviadas.
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Acceder a FinPilot

Inicia sesión en FinPilot con tu cuenta.
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Ir a Integraciones → Email

Navega a la sección de Integraciones → Email en el menú lateral.
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Agregar nuevo destino

  1. Haz clic en el botón ”+ Agregar Destino” en la esquina superior derecha
  2. Se abrirá un modal para agregar una nueva dirección de email
  3. Ingresa el nombre que deseas para tu dirección (por ejemplo: facturas, proveedores, etc.)
  4. El sistema creará automáticamente la dirección con el formato: nombre@inbound.finpilot.ar
  5. Haz clic en “Agregar” para confirmar
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Copiar la dirección de correo

Una vez creada, copia la dirección de correo electrónico completa (formato: nombre@inbound.finpilot.ar). Esta dirección será tu destino para el reenvío automático desde Outlook/Hotmail.
Consejo: Puedes crear hasta 5 direcciones de email destino. Guarda esta dirección en un lugar seguro, la necesitarás para configurar el reenvío en Outlook/Hotmail.
Nota: Todas las direcciones de email destino deben usar el dominio @inbound.finpilot.ar. Solo se permiten direcciones con este dominio.

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Paso 2: Configurar reenvío en Outlook.com/Hotmail.com

Outlook.com y Hotmail.com comparten la misma plataforma y configuración. Sigue estos pasos para configurar el reenvío automático:
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Abrir configuración de correo

  1. Abre Outlook.com o Hotmail.com en tu navegador
  2. Inicia sesión con tu cuenta
  3. Haz clic en el ícono de Configuración (⚙️) en la esquina superior derecha
  4. Selecciona Ver todas las configuraciones de Outlook
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Ir a Reenvío

  1. En el menú de configuración, busca y haz clic en Correo → Reenvío
  2. O navega directamente a la sección de Reenvío en las opciones de correo
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Habilitar reenvío

  1. Activa la opción Habilitar reenvío
  2. Ingresa la dirección de correo de FinPilot que copiaste anteriormente
  3. Opcionalmente, marca Mantener una copia de los mensajes reenviados (recomendado)
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Guardar cambios

  1. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios
  2. Microsoft puede pedirte que verifiques tu identidad por seguridad
Importante: Si estás usando una cuenta corporativa de Microsoft 365, es posible que necesites permisos de administrador para configurar el reenvío. Contacta a tu administrador de TI si no tienes acceso.

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Paso 3: Confirmar el reenvío (si aplica)

Dependiendo de la configuración de Outlook/Hotmail, es posible que recibas un email de confirmación. Si esto ocurre, sigue estos pasos:
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Revisar emails procesados en FinPilot

  1. En FinPilot, ve a la sección Integraciones → Email
  2. Verás directamente un listado de “Emails Procesados” con todos los emails que han sido procesados
  3. Busca cualquier email de confirmación relacionado con el reenvío
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Ver detalles y confirmar

  1. Si aparece un email de confirmación, haz clic en “Ver” para ver los detalles
  2. Haz clic en “Ver HTML” para ver el cuerpo del email
  3. Busca y haz clic en cualquier link de confirmación si está presente
Nota: El proceso de confirmación puede variar según la configuración de Outlook/Hotmail. Algunas cuentas pueden requerir confirmación adicional, mientras que otras activan el reenvío automáticamente.

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Paso 4: Verificar la configuración

Una vez configurado el reenvío, es importante verificar que funciona correctamente.
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Enviar correo de prueba

Envía un correo de prueba a tu cuenta de Outlook/Hotmail con un archivo PDF de factura adjunto.
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Verificar en Outlook/Hotmail

  1. Verifica que el correo llegó a tu bandeja de entrada
  2. Si configuraste mantener una copia, verifica que el correo sigue en tu bandeja
  3. Revisa que el correo fue reenviado (puede tomar unos minutos)
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Verificar en FinPilot

  1. Accede a FinPilot
  2. Ve a la sección de Integraciones → Email para ver los emails procesados
  3. Verifica que la factura fue procesada automáticamente
  4. Revisa que los datos extraídos sean correctos
Verificación exitosa: Si la factura aparece en FinPilot con los datos extraídos correctamente, la configuración está funcionando.

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Paso 5: Configurar reglas de correo (opcional pero recomendado)

Para reenviar solo correos que contengan facturas, puedes configurar reglas de correo en Outlook. Esto evita procesar correos innecesarios.
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Crear una regla

  1. En Outlook.com/Hotmail.com, haz clic en el ícono de Configuración (⚙️)
  2. Selecciona Ver todas las configuraciones de Outlook
  3. Ve a Correo → Reglas
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Agregar nueva regla

  1. Haz clic en Agregar nueva regla
  2. Asigna un nombre a la regla, por ejemplo: “Reenviar facturas a FinPilot”
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Configurar condiciones

Configura las condiciones para identificar correos con facturas:
  • De: Ingresa direcciones de proveedores o usa “contiene” con palabras clave
  • El asunto contiene: factura, invoice, billing
  • Tiene archivos adjuntos: Marca esta opción
Puedes combinar múltiples condiciones usando “Y” o “O”.
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Configurar acciones

  1. En la sección de acciones, selecciona Reenviar el mensaje a
  2. Ingresa la dirección de correo de FinPilot
  3. Opcionalmente, selecciona Marcar como leído y Mover a (carpeta específica)
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Guardar la regla

  1. Revisa la configuración de la regla
  2. Haz clic en Guardar para activar la regla
Consejo: Puedes crear múltiples reglas para diferentes proveedores o tipos de facturas. Esto te da mayor control sobre qué correos se procesan automáticamente.

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Paso 6: Configurar en Outlook Desktop (opcional)

Si usas la aplicación de escritorio de Outlook, también puedes configurar el reenvío desde allí:
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Abrir configuración de Outlook

  1. Abre la aplicación Microsoft Outlook
  2. Ve a Archivo → Configuración de cuenta → Configuración de cuenta
2

Configurar reglas

  1. Haz clic en la pestaña Correo electrónico
  2. Selecciona tu cuenta y haz clic en Cambiar
  3. O ve a Archivo → Administrar reglas y alertas
3

Crear regla de reenvío

  1. Haz clic en Nueva regla
  2. Selecciona Aplicar regla a los mensajes que recibo
  3. Configura las condiciones (remitente, asunto, adjuntos)
  4. Selecciona la acción Reenviar a personas o lista de distribución pública
  5. Ingresa la dirección de FinPilot
  6. Guarda la regla

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Solución de problemas

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El correo no se reenvía

  • Verifica la dirección de destino: Asegúrate de que la dirección de FinPilot sea correcta
  • Revisa las reglas: Si configuraste reglas, verifica que el correo cumpla con las condiciones
  • Espera unos minutos: El reenvío puede tardar algunos minutos en procesarse
  • Verifica la configuración de reenvío: Asegúrate de que el reenvío esté habilitado en la configuración

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La factura no se procesa en FinPilot

  • Verifica el formato: Asegúrate de que el adjunto sea un PDF o imagen válida
  • Revisa el historial de correos: En FinPilot, verifica si el correo fue recibido pero no procesado
  • Contacta soporte: Si el problema persiste, contacta al equipo de soporte de FinPilot

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Necesito cambiar la dirección de destino

  1. Ve a la configuración de reenvío en Outlook.com/Hotmail.com
  2. Desactiva el reenvío actual
  3. Ingresa la nueva dirección de FinPilot
  4. Activa el reenvío nuevamente
  5. Verifica la nueva configuración con un correo de prueba

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Problemas con reglas

  • Las reglas no se aplican: Verifica que las condiciones sean correctas y que la regla esté activa
  • Reenvío duplicado: Si configuraste tanto reenvío general como reglas, puede haber duplicación. Usa solo uno de los métodos
  • Reglas no funcionan en Outlook Desktop: Asegúrate de que Outlook Desktop esté sincronizado con tu cuenta en línea
Nota: Si cambias la dirección de correo en FinPilot, deberás actualizar la configuración de reenvío en Outlook/Hotmail para usar la nueva dirección.

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Diferencias entre Outlook.com y Hotmail.com

Outlook.com y Hotmail.com son esencialmente el mismo servicio. Las cuentas de Hotmail.com se migraron a Outlook.com, pero puedes seguir usando tu dirección @hotmail.com. La configuración es idéntica para ambos.

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Mejores prácticas

  • Usa reglas: Configura reglas para reenviar solo correos relevantes
  • Mantén una copia: Activa la opción de mantener una copia de los mensajes reenviados para tener un respaldo
  • Revisa regularmente: Verifica periódicamente que el reenvío funciona correctamente
  • Mantén la dirección actualizada: Si cambias la dirección en FinPilot, actualiza Outlook/Hotmail inmediatamente
  • Monitorea el procesamiento: Revisa regularmente las facturas procesadas para asegurar la precisión
  • Evita duplicación: No configures tanto reenvío general como reglas para los mismos correos