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Configurar reenvío automático en Gmail

Esta guía te ayudará a configurar Gmail para reenviar automáticamente las facturas recibidas a FinPilot, permitiendo que el sistema las procese sin intervención manual.

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Prerrequisitos

  • Cuenta de Gmail activa
  • Acceso a la configuración de FinPilot para obtener la dirección de correo de destino
  • Permisos de administrador en tu cuenta de Gmail (si es una cuenta corporativa)

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Paso 1: Agregar email destino en FinPilot

Antes de configurar Gmail, necesitas crear una dirección de correo destino en FinPilot donde se recibirán las facturas reenviadas.
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Acceder a FinPilot

Inicia sesión en FinPilot con tu cuenta.
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Ir a Integraciones → Email

Navega a la sección de Integraciones → Email en el menú lateral.
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Agregar nuevo destino

  1. Haz clic en el botón ”+ Agregar Destino” en la esquina superior derecha
  2. Se abrirá un modal para agregar una nueva dirección de email
  3. Ingresa el nombre que deseas para tu dirección (por ejemplo: facturas, proveedores, etc.)
  4. El sistema creará automáticamente la dirección con el formato: nombre@inbound.finpilot.ar
  5. Haz clic en “Agregar” para confirmar
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Copiar la dirección de correo

Una vez creada, copia la dirección de correo electrónico completa (formato: nombre@inbound.finpilot.ar). Esta dirección será tu destino para el reenvío automático desde Gmail.
Consejo: Puedes crear hasta 5 direcciones de email destino. Guarda esta dirección en un lugar seguro, la necesitarás para configurar el reenvío en Gmail.
Nota: Todas las direcciones de email destino deben usar el dominio @inbound.finpilot.ar. Solo se permiten direcciones con este dominio.

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Paso 2: Configurar reenvío en Gmail

Gmail permite configurar el reenvío automático de correos a través de su configuración. Sigue estos pasos:
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Abrir configuración de Gmail

  1. Abre Gmail en tu navegador
  2. Haz clic en el ícono de Configuración (⚙️) en la esquina superior derecha
  3. Selecciona Ver todas las configuraciones
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Ir a la pestaña Reenvío y POP/IMAP

  1. En la parte superior, haz clic en la pestaña Reenvío y POP/IMAP
  2. En la sección “Reenvío”, haz clic en Agregar una dirección de reenvío
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Agregar dirección de FinPilot

  1. Ingresa la dirección de correo de FinPilot que copiaste anteriormente
  2. Haz clic en Siguiente
  3. Gmail enviará un código de verificación a la dirección de FinPilot
  4. Nota: No necesitas verificar este código manualmente, FinPilot lo manejará automáticamente
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Seleccionar opciones de reenvío

  1. Una vez agregada la dirección, selecciona Reenviar una copia de los correos entrantes a
  2. Elige la dirección de FinPilot del menú desplegable
  3. Selecciona qué hacer con el correo original:
    • Mantener el correo de Gmail en la Bandeja de entrada (recomendado)
    • Archivar el correo de Gmail (si no quieres verlo en tu bandeja)
    • Eliminar el correo de Gmail (no recomendado)
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Guardar cambios

Haz clic en Guardar cambios en la parte inferior de la página
Importante: Si estás usando una cuenta de Gmail corporativa (Google Workspace), es posible que necesites permisos de administrador para configurar el reenvío. Contacta a tu administrador de TI si no tienes acceso.

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Paso 3: Confirmar el reenvío en FinPilot

Después de configurar el reenvío en Gmail, recibirás un email de confirmación de Gmail en la dirección de FinPilot. Debes confirmar este reenvío para activarlo.
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Revisar emails procesados en FinPilot

  1. En FinPilot, ve a la sección Integraciones → Email
  2. Verás directamente un listado de “Emails Procesados” con todos los emails que han sido procesados
  3. Busca el email de confirmación de Gmail (el asunto será algo como “Confirmación de reenvío de Gmail”)
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Ver detalles del email

  1. En la lista de emails procesados, localiza el email de confirmación de Gmail
  2. Haz clic en el botón “Ver” (ícono de ojo) en la columna de Acciones
  3. Se abrirá un modal con los detalles del email
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Ver el cuerpo del email

  1. En el modal de detalles, busca la sección “Cuerpo del Email”
  2. Haz clic en el botón “Ver HTML” para ver el contenido completo del email
  3. Se mostrará el cuerpo del email en formato HTML
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Confirmar el reenvío

  1. En el HTML del email, busca el link de confirmación de Gmail
  2. Haz clic en el link de confirmación para aceptar el reenvío
  3. Esto abrirá una nueva pestaña o ventana donde Gmail confirmará que el reenvío está activo
  4. Una vez confirmado, el reenvío automático estará activo
Importante: Si no confirmas el reenvío haciendo clic en el link dentro del HTML del email, Gmail no activará el reenvío automático y las facturas no serán procesadas.
Consejo: El email de confirmación puede tardar unos minutos en aparecer en FinPilot. Si no lo ves inmediatamente, espera unos minutos y recarga la página haciendo clic en el botón “Recargar”.

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Paso 4: Verificar la configuración

Una vez confirmado el reenvío, es importante verificar que funciona correctamente.
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Enviar correo de prueba

Envía un correo de prueba a tu cuenta de Gmail con un archivo PDF de factura adjunto.
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Verificar en Gmail

  1. Verifica que el correo llegó a tu bandeja de entrada de Gmail
  2. Revisa que el correo fue reenviado (puede tomar unos minutos)
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Verificar en FinPilot

  1. Accede a FinPilot
  2. Ve a la sección de Integraciones → Email para ver los emails procesados
  3. Verifica que la factura fue procesada automáticamente
  4. Revisa que los datos extraídos sean correctos
Verificación exitosa: Si la factura aparece en FinPilot con los datos extraídos correctamente, la configuración está funcionando.

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Paso 5: Configurar filtros (opcional pero recomendado)

Para reenviar solo correos que contengan facturas, puedes configurar filtros en Gmail. Esto evita procesar correos innecesarios.
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Crear un filtro

  1. En Gmail, haz clic en el ícono de búsqueda avanzada (🔍) en la barra de búsqueda
  2. O haz clic en Mostrar opciones de búsqueda (tres puntos verticales)
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Configurar criterios del filtro

Configura el filtro para identificar correos con facturas:
  • De: Ingresa direcciones de proveedores comunes (ej: facturas@, billing@, etc.)
  • Tiene los archivos adjuntos: Marca esta opción
  • Incluye las palabras: factura, invoice, pdf
O usa una combinación de estos criterios según tus necesidades.
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Aplicar acciones al filtro

  1. Haz clic en Crear filtro
  2. Marca la opción Reenviarlo a y selecciona la dirección de FinPilot
  3. Opcionalmente, marca Marcarlo como leído y Archivarlo para mantener tu bandeja limpia
  4. Haz clic en Crear filtro
Consejo: Puedes crear múltiples filtros para diferentes proveedores o tipos de facturas. Esto te da mayor control sobre qué correos se procesan automáticamente.

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Solución de problemas

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El correo no se reenvía

  • Verifica la dirección de destino: Asegúrate de que la dirección de FinPilot sea correcta
  • Revisa los filtros: Si configuraste filtros, verifica que el correo cumpla con los criterios
  • Espera unos minutos: El reenvío puede tardar algunos minutos en procesarse

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La factura no se procesa en FinPilot

  • Verifica el formato: Asegúrate de que el adjunto sea un PDF o imagen válida
  • Revisa el historial de correos: En FinPilot, verifica si el correo fue recibido pero no procesado
  • Contacta soporte: Si el problema persiste, contacta al equipo de soporte de FinPilot

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Necesito cambiar la dirección de destino

  1. Ve a la configuración de reenvío en Gmail
  2. Elimina la dirección antigua
  3. Agrega la nueva dirección de FinPilot
  4. Verifica la nueva configuración con un correo de prueba
Nota: Si cambias la dirección de correo en FinPilot, deberás actualizar la configuración de reenvío en Gmail para usar la nueva dirección.

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Mejores prácticas

  • Usa filtros: Configura filtros para reenviar solo correos relevantes
  • Revisa regularmente: Verifica periódicamente que el reenvío funciona correctamente
  • Mantén la dirección actualizada: Si cambias la dirección en FinPilot, actualiza Gmail inmediatamente
  • Monitorea el procesamiento: Revisa regularmente las facturas procesadas para asegurar la precisión